Negativ
5 negative Auswirkungen bei Nicht-Verwendung einer Award Management Software
Fehlende Datenintegrität
Ihr #Wettbewerb ist abgeschlossen und Sie wollen eine Analyse durchführen, um heraus zu finden, ob die von Ihnen gesteckten Ziele erreicht wurden. Durch die fehlende Datenintegrität stellt sich jedoch heraus, dass erforderliche Daten unvollständig sind oder gar nicht erhoben wurden. Bei analogen Einreichungen oder auszufüllenden Word/PDF – Formularen, kann dies öfters passieren, da die TeilnehmerInnen eventuell darauf vergessen alle Fragen zu beantworten. Mit einer Award Management Software haben Sie die Möglichkeit gewünschte Fragen als Pflichtfelder zu definieren und erhalten somit alle benötigten Informationen, um einen ausführlichen Bericht zu erstellen.
Weitere Probleme, die auftreten können, wenn Sie keine Award Management Software verwenden wären:
  • Papierdokumente können verloren oder falsch abgelegt werden
  • Einreichungen überprüfen und unvollständige Einreichungen korrigieren kostet Zeit
  • Einsammeln und sortieren aller Einreichungen und weiteren Anhänge erhöht das Fehlerpotenzial
  • E-Mails könnten im Spam-Ordner oder bei einem falschen Empfänger landen und werden so übersehen
  • Ein überfülltes E-Mail-Postfach durch Einreichungen und anderen Mails kann dazu führen, dass eventuell wichtige Nachrichten nicht beachtet werden
Ineffektive Zusammenführung
Nehmen Sie Einreichungen über verschiedene Kanäle (Post, E-Mail) an, dann haben Sie einen unzusammenhängenden Prozess, bei dem Sie die kompletten Daten erst wieder zusammenführen müssen. Eventuell müssen noch Einreichungen, die als Papierdokument angekommen sind, eingescannt oder manuell in digitaler Form eingetippt wird. Dies führt zu weiterem Aufwand für die Verantwortliche Person. Erst nachdem alle Daten korrekt zusammengeführt wurden, können diese dann weiter an die Juroren gereicht werden, um mit der Bewertung zu beginnen. Hier können für Sie als VeranstalterIn weitere Schwierigkeiten auftauchen, da Sie vielleicht mehrere separate Programme nützen, um die Daten zu sichern oder zu bewerten. Bei einer Award Management Software haben Sie dagegen den Vorteil, dass alles in einem Programm durchgeführt wird und die Daten automatisch vorhanden sind.
Mehr Zeitaufwand und erhöhte Kosten
Nicht nur für Sie als VeranstalterIn, sondern auch für die TeilnehmerInnen Ihres #Awards. Sollten die TeilnehmerInnen nämlich noch immer die Einreichung per Post durchführen müssen, so müssen diese Versandkosten zahlen und den mühsamen Weg zur Post auf sich nehmen. Zudem kann es durch einen analogen Prozess weitere negative Effekte für die Umwelt geben, durch Papierverschwendung und Transport. Beachten Sie, dass ein analoger Prozess deutlich mehr Zeit beansprucht, wie Einreichungen per E-Mail sammeln. Jedoch ist eine Award Management Software auch noch immer schneller und einfacher wie E-Mails.
Ein Prozess, bei dem Sie viel Zeit und Nerven verlieren sieht dann meistens so aus:
Sie bewerben Ihren Wettbewerb auf verschiedenen Kanälen und versuchen so viele TeilnehmerInnen wie möglich zu gewinnen. Jetzt heißt es die vielen hunderten Einreichungen einzusammeln und für die Bewertung auf zu bereiten. Dabei müssen Sie aufpassen, dass keine Daten verloren gehen. Endlich haben Sie alles korrekt sortiert und können die vollständigen Einreichungen an die Juroren weiterleiten. Sie müssen nur noch eine geeignete Location für die Juroren organisieren, damit diese der Bewertung nachgehen können. Es kann mit der Bewertung gestartet werden und Sie erhalten eine lange Excel-Tabelle, die Sie noch schön strukturieren müssen, damit Sie eine ordentliche Übersicht über die Bewertungen haben. Der Wettbewerb ist vorbei und Sie haben die erfolgreichen Einreichungen prämiert, jetzt heißt es weiter in Kontakt mit den TeilnehmernInnen bleiben, um diese in Kunden umzuwandeln. Dafür müssen Sie eventuell noch Zeit investieren und die Teilnehmerinformationen manuell in Ihr CRM eintragen.
Schlechte Benutzererfahrung
Ihre TeilnehmerInnen legen viel Wert auf eine intuitive Benutzererfahrung, die es ihnen erlaubt so einfach wie möglich an Ihrem Wettbewerb teilzunehmen. Laut einer Studie von Forrester Research aus dem Jahr 2016 kann ein durchdachtes, reibungsloses UX-Design die Konversionsrate der Kunden auf bis zu 400% erhöhen. Mit einem mühsamen Prozess vergraulen Sie TeilnehmerInnen und lassen sich so potenzielle Kunden entgehen. TeilnehmerInnen sehen sich damit konfrontiert Formulare herunter zu laden, diese dann wieder per E-Mail oder Post zu verschicken. Zudem müssen eventuell weitere Daten auf eine Dropbox oder WeTransfer hochgeladen werden. Man will jedoch eventuell noch was bearbeiten an der Einreichung, dies geht aber nicht. Daher muss der ganze Prozess wiederholt werden.
Das gleiche gilt auch für Juroren, die sich möglicherweise eine Vielzahl an Daten herunterladen und diese Durchsichten müssen, um die Bewertung durchführen zu können. Eventuell müssen die Bewertungen dann in einer Excel-Tabelle eingetragen werden und dies erfordert zusätzliche Konzentration, damit es hier nicht zu Fehlern kommt. Durch so einen Prozess wird den Juroren insgesamt noch viel Arbeit auferlegt und dies kann sich letztlich auch negativ auf die Bewertungen auswirken.
Fehlende Unterstützung
Es kann schon vorkommen, dass die Verwaltung eines Wettbewerbs eine One-Man-Show ist. Die ganze Arbeit bleibt dann auf einer Person hängen, welche die Einreichungen einsammeln und aufbereiten muss. Zusätzlich heißt es mit allen Beteiligten zu kommunizieren und die notwendigen Informationen bereit zu stellen.
Finden Sie sich auch in dieser Rolle wieder? Dann wäre doch ein wenig Hilfe angebracht. Wir von alpha awards nehmen Ihnen den Großteil der administrativen Aufgaben ab und so können Sie sich gezielt auf wichtige Aufgaben fokussieren, die zu einem erfolgreichen Award führen. Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf und klären wir in einem Gespräch Ihre Bedürfnisse ab.