FAQS fÜrs Onboarding

Workflow

Ein Formularschritt ist ein Abschnitt im Formularverlauf. Um Einreichformulare nicht unübersichtlich lang werden zu lassen, empfehlen wir, diese in Formularschritte einzuteilen.

Der Einreichzeitraum bezeichnet jene Zeitpanne, in welcher das Tool für Einreichungen offen steht. Es können in dieser Zeit sowohl bereits angelegte Projekte eingereicht werden und neue Projekte angelegt werden.

Wir empfehlen universale Informationen der Einreicher*innen im Profil abzufragen, die nicht je nach eingereichtem Projekt abweichen. Beispiel Rechnungsadresse: wenn wir davon ausgehen, dass alle eingereichten Projekte eines*r Einreicher*in von eben diesem*r auch bezahlt werden, dann ist es sinnvoll, diese im Profil abzufragen. Ist es hingegen so, dass pro Projekt jeweils unterschiedliche Rechnungsadressen angegeben werden sollen, dann sollte man diese im Einreichformular hinterlegen.

Domains

Ja, das ist möglich. Im Hintergrund wird das Tool immer auf den Servern von alpha awards laufen, aber es gibt eine Möglichkeit, es so aussehen zu lassen, als würde die Domain auf einer Ihrer Subpages laufen. Hierfür müssen Sie intern tätig werden und die DNS dieser Subpage auf die Domain zeigen lassen, welche wir für Ihren Award eingestellt haben (also zB: ihr-award.alpha-awards.com).

Kategorien

Eine Überkategorie fasst mehrere Kategorien unter sich zusammen. Es ist nicht möglich in unserem Tool in einer Überkategorie einzureichen, diese dient nur der inhaltlichen Strukturierung eines Awards.

Ein Kategoriekürzel ist für die Programmierung notwendig. Üblicherweise wird dafür der Name der jeweiligen Kategorie mit zwei oder drei Buchstaben abgekürzt.

Themenblöcke / Schritte

Das Einreichformular teilt sich in Formularschritte. Jeder Themenblock kann separat gespeichert werden und erhält, wenn vollständig ausgefüllt ein Häkchen. So kann die einreichende Person sehen, wie weit die Einreichung bereits fortgeschritten ist. Es ist möglich, bereits nach dem Erstellen einer Einreichung jeden Themenblock anzusehen und so vorab einen Überblick über den Umfang der Einreichung zu bekommen.

Einerseits macht es durchaus Sinn, die Themenblöcke wie schon der Name sagt, nach Themengebieten aufzuteilen. Beispielsweise so: Projektdetails, Beteiligte Personen, File Upload. Innerhalb dieser Themenblöcke werden dann jeweils die Informationen zu den jeweiligen Themen abgefragt. Sollte ein Themenblock sehr umfangreich sein, ist es sinnvoll, diesen in zwei Themenblöcke aufzuteilen – also zB Projektdetails 1 und Projektdetails 2. Das erleichtert die Handhabung für die einreichende Person.

FAQS fÜr EINREICHER*INNEN

Nachdem das Profil vollständig ausgefüllt wurde, klicken Sie erst auf den Button „Übersicht“. Von dort aus gelangen Sie dann über den Button „+ Neues Projekt – Jetzt erstellen“ zu einer neuen Einreichung

Das ist je nach Award unterschiedlich. Manche Awardveranstalter lassen die Einreicher*innen auch nachdem sie ihre Projekte eingereicht haben, noch bearbeiten. In den meisten Fällen jedoch ist das nicht mehr möglich.

Es kommt sehr oft vor, dass man beim Kopieren von E-Mail Adresse oder Passwort aus Versehen ein Leerzeichen am Anfang oder Ende mitkopiert. Dadurch kann das Einloggen dann nicht funktionieren, obwohl man eigentlich die richtigen Daten eingegeben hat. Auch durch die Autofill-Funktion im Browser werden manchmal falsche Passwörter eingegeben. Wir empfehlen Ihnen daher, zunächst mal sowohl die E-Mail Adresse als auch das Passwort komplett manuell einzugeben und es dann erneut zu versuchen. Sollte es dann immer noch nicht klappen, wenden Sie sich gern an support@alpha-awards.com.

Sollten Sie beim Benutzen des alpha awards Tools auf technische Schwierigkeiten stoßen, wenden Sie sich gerne an support@alpha-awards.com. Wir helfen Ihnen gerne weiter!

Um das alpha awards Tool einwandrei nutzen zu können, verwenden Sie bitte einen modernen Browser:

  • Google Chrome 45+
  • Mozilla Firefox 38+
  • Safari 10+
  • Opera 32+
  • Microsoft Edge 16+

Bei Nutzung des Internet Explorers können Inhalte möglicherweise nicht vollständig angezeigt werden.

FAQS fÜr ADMINS

Die Einreichungen können im Admin-Bereich nach den folgenden Kriterien sortiert werden: Titel, Code, Kategorien, Status (Erstellt, Entwurf, Eingereicht), Letzte Änderung, Erstellungsdatum, Dateien

Diese schicken wir Ihnen am Ende der Einreichphase über einen Dropboxlink zu. Hier können Sie dann sowohl alle Medien auf einmal über eine ZIP-Datei, als auch bestimmte Medien einzeln herunterladen. Pro eingereichtes Projekt gibt es einen Ordner, in welchem alle dort hochgeladenen Dateien gespeichert sind.

Ja, vorerst wird sowohl Einreich- als auch Bewertungstool von alpha awards aufgesetzt.