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Wie Sie als Konferenzveranstalter:in Ihr Speaker Management souverän meistern – ganz ohne Excel-Chaos und ewiges Nachfassen.

Mit einem digitalen Tool, das die Daten Ihrer Speaker:innen zentral verwaltet, die Kommunikation automatisiert und Ihr Team spürbar entlastet.

 

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Die drei größten Vorteile für Sie und Ihr Team

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1. ALLES IM GRIFF

Status, Fristen, Inhalte – zentral gebündelt, übersichtlich dargestellt und jederzeit abrufbar.
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2. EINHEITLICHE & AKTUELLE DATEN

Titel, Präsentationen, Anmoderations-Texte, Lebensläufe und Fotos der Speaker:innen – alles vollständig, einheitlich formatiert und zentral verwaltet.
So bleiben Website, Programm und Kommunikation jederzeit aktuell – ohne Mehraufwand.
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3. WENIGER AUFWAND, WENIGER STRESS

Automatisierte Datenaufbereitung sorgt für Termintreue, weniger Rückfragen – und mehr Fokus aufs Wesentliche.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Sie sammeln alle Informationen Ihrer Speaker:innen (Titel, Präsentationen, Anmoderations-Texte, Lebensläufe und Fotos) für Ihre nächste Veranstaltung. Und dann?

  • Erste Daten trudeln ein - als PDF, Word oder als formloser Text im E-Mail.

  • Einigen fehlt die Struktur. Andere sind unvollständig. Rückfragen häufen sich.

  • Sie führen Listen, senden Reminder, sortieren Dateien. Parallel läuft der Abstimmungs-Marathon mit dem Kommunikationsteam.

DAS ERGEBNIS
Speaker:innen sind genervt. Ihr Team versinkt im E-Mail- und Excel-Chaos. 
Und statt Professionalität herrschen Hektik, Fehler – und der ständige Druck: „Hoffentlich haben wir nichts übersehen.“

FAKT IST
Ohne strukturiertes Speaker Management verlieren Sie Zeit, Nerven – und den Anspruch, mit Ihrer Konferenz professionell aufzutreten. 
Und das in einem Umfeld, in dem Qualität immer entscheidender wird.

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Workaround vs. alpha abstracts

Klassisch (Old School) Digital mit alpha abstracts
Daten per Mail, Word, PDF
Einheitliche Einreichung über zentrale Plattform
Manuelle Pflege in Excel
Automatische Datenerfassung
Unübersichtliche Datensammlung
Überblick über Bewerbungen
Reminder manuell versenden
Automatisierte Erinnerungen an Speaker:innen
Chaos beim Programm-Layout
Inhalte stets aktuell, zentral & übersichtlich

Mit alpha speakers wird Speaker Management planbar, strukturiert und stressfrei.

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Bilder Webseite Abstract (210 x 300 mm) (200 x 310 mm) (200 x 340 mm) (180 x 340 mm) (160 x 340 mm) (170 x 340 mm)

Die Lösung – alpha speakers

Mit alpha speakers erfassen und verwalten Sie die Informationen Ihrer Speaker:innen für Ihre Kongresse, Tagungen oder Symposien vollständig digital, einfach und schnell:

  • ÜBERBLICK STATT EXCEL-CHAOS
    Alle Informationen, CVs und Präsentationen zentral gebündelt – mit Live-Status, automatisierten Erinnerungen und Übersicht der Fristen.

    „Sie haben vollständige Daten – ganz ohne Nachfassen.“
  • ENTLASTUNG FÜR SIE - PROFESSIONALIÄT FÜR ALLE
    Weniger Rückfragen, weniger Stress – die Kommunikation mit den Speaker:innen läuft zentral und automatisiert. Das bedeutet für Sie: Mehr Zeit fürs Wesentliche.

    „Sie behalten die Kontrolle, auch wenn’s eng wird.“
  • SOFORT EINSATZBEREIT – OHNE IT-AUFWAND
    alpha speakers ist sofort startklar – kein langwieriges IT-Projekt, keine aufwändige Vorbereitung. Einfach einrichten und direkt loslegen.

    "Sie optimieren den Prozess und kommen somit schneller ans Ziel.“

DAS ERGEBNIS

Weniger Excel-Chaos, weniger Rückfragen, schnellere Programmplanung – maximale Kontrolle bei minimalem Aufwand.
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Der direkte Nutzen für Sie und Ihr Team

Weniger Chaos: Informationen, CVs und Präsentationen laufen zentral ein – keine E-Mail-Flut mehr
Mehr Überblick: Sie sehen auf einen Blick, wer was eingereicht hat, was noch fehlt und was final ist
Kein Nachfassen mehr: Alle Unterlagen vollständig und strukturiert an einem Ort
Fehlerfrei: Einheitliche Formate und Inhalte – bereit für Website, Programm und Kommunikation
Zufriedene Speaker:innen: Klare Kommunikation, einfache Einreichung – weniger Rückfragen, mehr Vertrauen
Professioneller Auftritt: Der gesamte Speaker-Management-Prozess spiegelt den Anspruch Ihrer Veranstaltung wider
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So funktioniert alpha speakers

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1. Kick-off & Bedarfsklärung

Wir besprechen in einem kurzen Online-Termin Ihre Anforderungen und holen alle wichtigen Infos ein.

 

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2. Software-Setup & Anpassung

Wir bereiten alles für Sie vor – Inhalte, Design, Strukturen – angepasst an Ihr Unternehmen.

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3. Erstellung der Inhalte

Die Inhalte Ihres Speaker Managements erstellen Sie selbst nach einem Leitfaden – wir stehen Ihnen dafür mit unserer Expertise zur Seite.

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4. Speaker Management starten

Sie können sofort damit starten die Informatinen Ihrer Speaker:innen zu sammeln und zu verwalten.

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5. Support inklusive

Bei Fragen oder Anpassungswünschen sind wir jederzeit für Sie da.

Kein IT-Stress. Keine Zusatzbelastung für Ihr Team. 100 % praxisnah.

Diese und viele weitere Unternehmen setzen bereits auf unsere Lösung

Weniger Stress, mehr Kontrolle: Zahlreiche Veranstalter:innen aus dem medizinischen, wissenschaftlichen und technischen Bereich minimieren ihren Aufwand mit unserer Lösung.

Oberauer
Erste Bank
Deutsche Messe-1
HR Inside Summit
rotthaus
Wienerberger
FAMAB

Preismodell – So kalkulieren Sie planbar

alpha speakers

990,- / max. 500 Einreichungen
  • Sammeln der Einreichungen
  • Selfservice-Setup
  • Support via eMail & Chat
  • Premium Paket: Setup-Service und Telefon Support | € 1.500,-

Preise gültig bei Beauftragung bis zum 31.12.2025.

Das Paket beinhaltet:

  • Vollzugriff auf alle Features
  • DSGVO-konforme Datenspeicherung in Deutschland
  • Jederzeit skalierbar – Upgrade bei Wachstum möglich

FAZIT
Sie bekommen ein professionelles Speaker Management System zum Festpreis – ohne versteckte Kosten. Einfach & Transparent.

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Ihr Praxisleitfaden zum modernen Speaker Management

Titel: "Vom Excel-Sheet zur Exzellenz – Wie Sie mit smartem Speaker Management den Überblick behalten, Prozesse automatisieren und Ihr Team entlasten."

Was Sie im Whitepaper erfahren:

  • Welche typischen Stolpersteine Sie sich (und Ihren Speaker:innen) künftig sparen können

  • Wie Sie mit einem zentralen Tool Klarheit, Struktur und Sicherheit für alle Beteiligten schaffen

  • Warum automatisierte Prozesse gerade in heißen Phasen den Unterschied machen

Ideal für alle, die ihren Speaker-Management-Prozess endlich professionell, fehlerfrei und stressfrei gestalten wollen.

Whitepaper alpha speakers Titelseite
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Unsere Mission – Strukturen für stressfreie Events

Wir bei get alpha glauben: Wer Fachveranstaltungen organisiert, verdient Tools, die wirklich entlasten.
Seit Jahren begleiten wir Event- und Konferenz-Veranstalter:innen genau bei dieser Herausforderung: Prozesse digitalisieren, Abläufe verschlanken und die Kommunikation vereinfachen – um Fehlerquellen zu minimieren, Professionalität zu stärken und das Event-Image messbar zu verbessern.

Unser Ziel ist es, Strukturen zu schaffen, die Stress reduzieren und echten Überblick bringen – damit sich Veranstalter:innen auf das konzentrieren können, was wirklich zählt: ein herausragendes Event.

Deshalb entwickeln wir Lösungen, die Menschen stärken – und Unternehmen spürbar entlasten.

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