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1. Erfolgsfaktor Administration: Schlechte Administration killt selbst die besten Absichten.
Das gilt auch für Wettbewerbe: Kein Mensch will sich mit Problemen beim Upload, Download oder Datenmanagement herumschlagen. Hier kommt die Award Management Software ins Spiel: Sie verbessert die Administration Ihres Wettbewerbs.
2. Problem: Ein Award erzeugt administrativen Aufwand
Wussten Sie, dass Award-Veranstalter durchschnittlich 80% ihrer Zeit mit der Abwicklung von administrativen Aufgaben mittels manueller Workarounds verbringen? Dadurch bleibt ihnen nur 20% der verfügbaren Zeit für gewinnbringende Tätigkeiten.
Eine Award Management Software dreht dieses Verhältnis um, minimiert die administrativen Aufgaben beim Einreich- und Bewertungsprozess und schafft Ihnen somit ausreichend Ressourcen, um Ihren Award noch erfolgreicher zu machen.
Die Durchführung eines Wettbewerbs bringt viele Vorteile mit sich, wie Marketingaktivität, Mitgliederaktivierung, Ideenmanagement, Lead-Generierung, Kundenbindung etc., bedeutet aber auch interdisziplinäre Arbeit für Veranstalter.
Ein Unternehmen, eine Interessensvertretung oder ganz allgemein eine Organisation, die einen Award veranstaltet, muss eine Vielzahl an Aufgaben bewältigen. Die Abwicklung des Einreichmanagements und des Bewertungsprozesses spielen dabei eine wesentliche Rolle bei der Abwicklung eines Wettbewerbs und beanspruchen Zeit, die für wichtigere Aufgaben eingesetzt werden kann.
Wie zB:
- Die Annahme von Einreichungen über E-Mails oder Post
- Verwaltung der Einreichungen
- Kommunikation mit Einreichern und Juroren
- Management der eingereichten Dateien über Downloadanbieter, FTP-Server oder ähnliche Services
- Aufbereitung der eingereichten Unterlagen für Juroren
- Auswertung von Excel-Sheets
- Manuelle Auswertung der Bewertungsergebnisse
Diese Schlüsselaktivitäten strapazieren Ressourcen, beanspruchen wertvolle Zeit und bieten Raum für Fehler.
3. Lösung: Administrativen Aufwand minimieren und bis zu 80% Zeit sparen
Hier kommt die Awardsoftware ins Spiel. Eine professionelle Awardsoftware übernimmt diese administrativen Aufgaben und beschafft dem Veranstalter eines Wettbewerbs somit wertvolle Zeit, um sich auf die nutzbringenden Aufgaben wie Sponsorenakquise, Medienarbeit, Vermarktung des Wettbewerbs etc. konzentrieren zu können.
4. 8 Gründe, warum Organisationen eine Award Software verwenden
1. BIS ZU 80% WENIGER AUFWAND FÜR DEN VERANSTALTER
Der Zeitaufwand für die Verwaltung von Einreichungen (Annahme von Einreichungen, die Kommunikation mit den Einreichern, Aufbereitung der Unterlagen für die Juroren, die Auswertung von Excel-Sheets) ohne Unterstützung einer professionellen Awardsoftware ist enorm.
Reduzieren Sie den administrativen Aufwand um bis zu 80% durch den Einsatz einer professionellen Awardsoftware und die damit automatisierten Prozesse bei Einreichung, Bewertung und Verwaltung. So schaffen Sie Ressourcen für nutzenbringendere Aktivitäten.
2. VEREINFACHUNG FÜR DIE EINREICHER
Einreichungen bei Wettbewerben vorzunehmen, bedeutet auch für die Einreicher administrativen Aufwand. Aufwändige Einreichprozesse halten potentielle Kunden von der Einreichung ab. Eine professionelle Awardsoftware ermöglicht den Einreichern Bewerbungen inkl. Dateiuploads einfach und schnell einzureichen. Diese Vereinfachung des Prozesses schützt den Veranstalter davor, Einreicher zu verlieren.
3. EINFACHES DATENMANAGEMENT
Die Einreichung und das Datenmanagement der hochzuladenden Multimediadateien stellen aufgrund der Dateiformate (zahlreiche Video-, Audio- und Bildformate) und der Dateigröße eine große Herausforderung sowohl für die Einreicher als auch die Veranstalter dar. Für einen reibungslosen Wettbewerbsablauf ist es optimal, wenn alle gängigen Dateiformate, unabhängig von ihrer Dateigröße, eingereicht werden können. Eine professionelle Awardsoftware bietet ein universelles und skalierbares Datenmanagement.
4. SCHNELLER DATENEXPORT
Eine dezentrale Organisation der Einreichungen (E-Mail, FTP-Server, Post, PDF-Formulare) führt zu einem großen Aufwand in der Verwaltung. In einer professionellen Awardsoftware werden die gesamten Daten der Einreichungen und Bewertungen zentral verwaltet. Dadurch können die Daten jederzeit einfach und schnell exportiert werden.
5. STEIGERUNG DER VALIDITÄT DER BEWERTUNGSERGEBNISSE
Eine nicht-standardisierte Bewertung führt zu großem Aufwand, da den Juroren kein Format vorgegeben wird, in dem bewertet werden soll. Die professionelle Awardsoftware gibt den Juroren ein Format vor, in dem bewertet wird. Als Veranstalter können Sie in Realtime beobachten, welche Juroren eine Einreichung wie bewertet haben.
6. ZEITERSPARNIS FÜR JUROREN
Veranstalter besetzen eine Jury gerne mit erfahrenen und kompetenten Branchenexperten, deren Zeit sehr knapp bemessen ist. Wenn der Bewertungsprozess zu aufwändig ist, springen Juroren ab und der Veranstalter verliert ein wichtiges Jurymitglied. Auch die Imagewerte leiden unter diesem Verlust.
Durch den Einsatz einer professionellen Awardsoftware können Juroren die ihnen zugeteilten Einreichungen jederzeit einfach und schnell in einem Browserfenster ansehen und bewerten. Die Juroren können ihrer Bewertungsarbeit nachgehen, wann und wo sie wollen.
7. OPTIMIERUNG DES GESAMTEINDRUCKS
Die Verwendung von Alternativen zu professioneller Awardsoftware (E-Mail, Excel) beansprucht die Zeit vom Veranstalter aber auch der Einreicher und Juroren. Dies kann den Gesamteindruck des Wettbewerbs negativ beeinflussen.
Eine professionelle Awardsoftware dient als Kommunikationstool zwischen Veranstalter, Einreichern und Juroren. Somit repräsentiert die Software den Wettbewerb bei Einreichern und Juroren. Der Einsatz einer Awardsoftware unterstreicht die Professionalität eines Wettbewerbs.
8. STEIGERUNG DER ANZAHL AN EINREICHUNGEN
Veranstalter wollen die Anzahl an Wettbewerbseinreichungen laufend steigern. Durch die drastische Vereinfachung des Einreich-Prozesses werden Veranstalter davor geschützt, Einreicher zu verlieren.
5. Fazit
Mit einer Award Management Software bieten Sie als Veranstalter ihren Einreichern und Juroren ein benutzerfreundliches und transparentes Einreich- bzw. Bewertungssystem und verbessern damit signifikant die Effizienz und Administration ihres Wettbewerbs.
6. Download Factsheet:
8 Gründe, warum Organisationen eine Award Management Software verwenden
In diesem Factsheet zeigen wir Ihnen auf einer Seite, die 8 Vorteile einer Award Management Software. Downloaden Sie kostenlos unser Factsheet und starten Sie mit der Minimierung Ihres Aufwands.
7. Award Management Software ausprobieren
Wenn auch Ihnen Ihre Zeit zu schade ist, um sie nur mit manuellen Workarounds wie Excel-Tabellen zu verbringen, dann kontaktieren Sie uns. Gerne zeigen wir Ihnen, wie Sie mit unserer Lösung bis zu 80% Ihrer Zeit einsparen. Buchen Sie jetzt einen Termin für eine LIVE-Demo. Oder klicken Sie sich durch unser Demo-Tool.
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verwenden wir in diesem Blogartikel die männliche Form. Sie bezieht sich auf Personen beiderlei Geschlechts.